최강업무법

처음 10분에 집중하라
대게 업무를 시작해서 10분간은 집중하지 못하고 그냥 흘려보내는 경향이 있다.
따라서 업무를 시작할때는 ‘처음 10분간만 집중하자’ 는 자세로 몰두하도록 한다.

마감시간을 정하자
모든일에는 정해진 기간이 있다.
그러나 일정을 세울때는 마감일에 딱 맞춰 끝내게 하는것보다 기간을 앞당겨 설정하는것이 좋다.
이렇게 하면 적당한 긴장감을 주어서 속도감있게 일을 진행할수도 있고 문제가 생겨도 신속히 대응할수 있다.

야근을 하지마라
늦은 시간까지 일을 해도 피곤만 쌓일뿐 능률은 떨어지고 실수도 생긴다
’야근한다‘에서 ’잔업은 아침에 한다‘ 로 바꿔 생각하는 것이다.
아침에는 머리도 맑고 쓸데없는 전화도 걸려오지 않는다.
업무시간외에도 해야할일이 남아있으면 차라리 서둘러 퇴근해 일찍 잠자리에 들고 다음날 아침 조금 일찍 출근해서 업무를 정리하는것이 좋다.

기분좋은 대화를 나누기 위한 기술
- 이야기를 들을때 적당히 ’맞장구‘를 친다
   그래서~, 어머나, 아하~, 으음~ 등의 말로 반응을보인다. 흥미가 있다는듯이 고개를 끄덕이고 표정을 바꾼다.
- 입을 크게 벌려 이야기하고 빠르게 말하지 않는다.

높은 평가를 받았던 기획서를 흉내내라
과거에 높은 평가를 받았던 기획에는 반드시 배울점이 있다.
기획서를 작성하는데 어려움이 있다면 과거의 자료를 입수해서 어떤 부분이 평가를 받았는지
어떤 면이 판매액 상승으로 이어졌는지를 생각해보자
예를 들어 좋은 기획서를 보면 ’작성법‘ 을 배울수 있다.
채용된 기획서는 대부분 명확하고 간결한 문장으로 되어 있을 것이다. 그런 기획서의 작성법을 흉내내는것에서부터 시작해본다.
작서업을 알았으면 왜 그 기획이 성공했는지 생각해본다. 평가가 높은 기획서의 장점만을 취해보자

브레인스토밍은 혼자서도 할수 있다.
이것은 혼자서도 얼마드닞 할수 있다. 그때는 긍정적으로 생각해나가는 것이 요령이다.
이것도 안된다. 저것도 안된다 하고 부정하는 것이 아니라 자신의 의견을 긍정하는데서 부터 시작한다.
항상 적극적으로 긍정적으로 생각하면 차례로 아이디어가 떠오른다.
머리에 떠오를 아이디어는 남김없이 메모해둔다.
재료가 갖춰지면 혼자서도 연상게임처럼 아이디어를 갖고 놀수 있다.
아이디어가 떠오르지 않아도 ’다른것으로 대신 쓸수 없을까‘,’이것은 정말 상식일까‘ ’새로 나열하면 어떨까‘ ’다른데서 아이디어를 더할수는 없을까‘
하고 유연하게 적극적으로 생각해보자

효과적인 발표와 프리젠테이션 요령
읽지 말고 말하듯이 발표하라.
자료를 손에 들고 발표할때는 시선을 자료에 고정한채 문장을 읽어 내려가는데 이방법으로는 상대에게 자신의 생각을 제대로 전달할수 없다.
상대를 이해시키려면 모두에게 말을 걸듯 이 자료에서 눈을 떼고 발표하는 것이 요령이다.
가능하면 한문자마다 누군가에게 시선을 주오 눈을 마주치는것이 좋다. 이렇게 해서 회의참석자와 시선을 나누어 발표하면 상대가 어느정도 이해하고 있는지 표정을 보고 추측할수 있다.

중요한 부분에서는 큰소리로 말하라
회의에서 설명할때는 강약을 주어야 한다. 중요한 부분에서 살짝 목소리를 높여서 중요한 내용임을 강조한다.
이렇게 하면 인상도 좋아지고 내용의 논점도 정확히 전달된다.

너무 한사람만 뚫어지게 쳐다보고 말하는것은 좋지 않으므로 한 항목의 설명이 끝날때마다 대상을 바꿔본다. 그 설명을 제일 잘 들어주었으면 하는 사람을 대상으로 하면 된다.

프리젠테이션이 실패로 끝나는 원인의 대부분은 산만한 내용에 있다.
지나치게 이것저것 상세히 설명하기 때문이다. 프리젠테이션에서 설명해야할 요점은 다섯가지 보통 세가지 정도로 해야하낟.
그이상 담게 되면 듣는 사람의 허용량을 초과하게 된다.
프리젠테이션을 할때는 꼭 전달해야 할 요점을 세가지로 압축하고 강약을 구사해 설명해야 실패가 없다. 각각의 요점에 대해 구체적인 예와 일러스트
에피소드를 더해 알기 쉬운 내용으로 하면 더욱 효과적이다.

다른의견이 나와도 즉각 반론하지 말라
시간을 두지 않고 반론하면 생각할 시간이 부족하기 대문에 부적절한 의견을 말해서 상대에게 꼬투리를 잡힐 가능성이 있다.
사전에 반론이 나올만한 부분을 예상해 수정안을 준비해두었다가 우선 그것을 천천히 말하면서 시간을 버는것이 좋다.
사전에 많은 준비를 한것처럼 보여서 질문한 사람도 좋은 인상을 받게되고 그사이에 기세도 조금은 수그러든다.

서점에 가는 습관을 들여라
베스트 셀러 보다는 스테디셀러를 찾아라.
베스트셀러 중에는 기대에 못미치는 것들도 있지만 스테디셀러는 그럴 확률이 낮다. 오랫동안 사람들이 찾는 책에는 그 만한 매력이 있기 때문이다.
스테디셀러를 고를때는 책 뒤쪽에 판권 페이지가 힌트가 된다. 판권에는 ’몇쇄‘ 라고 초판부터 지금까지 얼마나 많이 찍어냈는지가 나와있다.
이숫자가 많을수록 스테디셀러이다.  개중에는 100쇄가 넘는 책도 있다.

일의 의욕을 높이는 책상정리법
지금 하는 일과 관계없는것은 놓지마라
집중력이 떨어지거나 어느일부터 시작해야 좋을지 모를때는 책상위부터 정리하자
책상위 서류나 문구를 일단 상자에 전부 담는다.
그리고 지금 하고 있는일에 진짜 필요한것들만 다시 꺼내놓는다.
이렇게 해서 책상위가 깨끗해지면 머릿속도 정리되어 일에 대한 의욕이 생긴다.
상자안에 담아둔 문구와 자료의 정리는 일이 끝난후에 하면 된다.

일이 한가지 끝날때마다 책상위를 깨끗이 정리하는 습관을 갖자
다 쓴 서류나 자료가 책상위에 그대로 있으면 다음일을 할때 방해가 된다.

급히 처리해야 할 서류는 왼쪽에 두라.
급하게 처리해야할 서류는 손만 뻗으면 찾을수 있는 책상위 그중에서도 제일 눈에 띄기 쉬운 왼쪽에 두는것이 이상적이다.
반대로 처리를 끝낸일과 관련된 서류는 눈에 띄지 않도록 종이박스등에 넣어서 책상밑에 둔다.
사용중인것과 처리가 끝난것은 나눠수납하는것이 정리의 기본이다.

매일 ’10분의 정리시간‘ 을 만들라.
아무리 바빠도 하루 10분은 책상주변을 정리하는데 써야한다.

자주 사용하는것은 서랍에 넣지마라
책상위는 깔끔하게 정리하는것이 좋지만 그렇다고 해서 무조건 서랍에 넣어서는 안된다
사용할때마다 서랍을 열고 꺼내야 하기 때문이다.
필기도구, 스템플러,메모장, 수정액등 매일 사용하는 문구는 책상위에 두는것이 편리하다 단 이들 문구는 책상위의 일정한 위치를 정해서 둔다
필요할때 저절로 그것으로 손이 가도록 하는것이 이상적이다.

상사를 내편으로 만드는 방법
먼저 점심을 권하라
일은 혼자 하는것이 아니므로 주위의 협력이 반드시 필요하다.
평소 선배나 상사와 좋은 관계를 쌓아두는것도 일의 하나라고 할수 있다.
가장 간단하고 효과적인 것은 상사와 같이하는 점심식사다. 상사는 보통 주위에서 어려워하는 존재다. 그런 상대에게 ’점심식사 같이해요‘ 하고 말하면 큰 효과가 있다.
부하가 자신을 따른다고 생각해서 흔쾌히 응할것이다.

거절할때는 ’냉각 기간‘ 을 두라.
상대의 기분을 상하게 하지 않고 거절 의사를 명확히 전달하려면 요령이 필요하다.
’노‘ 를 말할때까지 시간을 두는 것이다.
회사로 돌아와서 반나절정도 시간을 둔다음 ‘노’ 라고 말한다.
상대방 말이 떨어지자마다 ‘노’ 라고 하면 쌀쌀맞은 인상을 주지만 시간을 두고 ‘노’ 라고 말하면 상대도 순순히 납득해줄 것이다.

대화중에 상대의 이름을 말하라
상대에게 좋은 인상을 주고 싶을때 ‘좋은 사람‘ 으로 인정받을수 있는 가장 빠르고 쉬운 방법이 있다.
’귀사에서는 어떻게 생각하십니까‘ 보다는 ’철수씨는 어떻게 생각하세요‘ 라고 물어본것은 후자가 훨씬 친근한 느낌을 준다.
사람을 상대방이 자신의 이름을 불렀을때 친근함을 느낀다.
이름을 불러주면 그것만으로도 상대에게 인정받았다는 기분이 들어서 그 사람에게 호의를 갖게 되는 것이다.

이야깃거리를 폭넓게 모아두라
날씨,취미,뉴스,여행, 지역,지인,가족,건강,일 관련, 패션 주거 집에 관해 이야기 하면 된다.
어떤 사람이든지 지금 화제가 되고 있는 뉴스정도는 들어서 알고 있다. 평소 신문을 확인하는것은 사회인의 상식이다.

어떤 이야기든지 열심히 들어라
잡담에 능숙한 사람은 남의 이야기에 귀를 기울이는 듣기의 달인이다.
듣기의 기본으 어떤 이야기든지 열심히 듣는것이다.

기분을 새롭게 하려면 옷을 갈아입어라
기분을 전환해 일에 집중하고 싶을때는 새양말로 갈아신어본다.
발이 개운하면 기분도 상쾌하고 특히 여름에는 발에 습기가 차기 쉬워서 위생적이다. 서랍에 새 양말을 몇 켤레 미리 준비해 두면 좋다.

능률을 높이려면 차를 마셔라
기분전환에 녹차등의 음료가 빠질수 없다.
건강면에서도 몸에 자주 수분을 보충해주는것이 좋다. 체내의 기관이 활발히 움직이려면 수분을 반드시 필요하기 때문이다.
예를들어 열사병은 체내의 수분부족이 원인이다. 아침에 한잔의 물을 마시면 혈액도 맑아진다.
하루종일 밀리는 일을 처리하다보면 수분 보충을 잊어버리게 된다. 이럴때 차를 한잔 마시자

점심식사후에는 눈을 감고 머리를 쉬게 하라.
사실은 숙면을 취하지 않아도 눈만 감고 있어도 충분히 기분전환 효과를 얻을수 있다.
예를들어 점심식사후에는 바로 일을 시작할게 아니라 잠깐 눈을 감고 머리를 쉬게 한다. 그렇게만 해주어도 머리가 맑아져 오후 업무능률이 오른다.

눈을 깜빡이는 횟수를 의식적으로 늘려라
보통상태에서 사람은 1분에 20회정도 눈을 깜빡인다.
그러나 컴퓨터를 할때는 평소의 절반으로 떨어져 6~9번정도 밖에 깜빡이지 않는다.
이러니 눈이 건조해질수 밖에 없는데 눈의 건조를 막기 위해서는 의식적으로 눈을 깜빡이는 횟수를 늘려야 한다.

가끔씩 먼곳을 보라
오랜 컴퓨터 작업으로 눈이 피곤할때는 먼곳을 쳐다보기만 해도 효과가 있다.
가까운 곳을 보아서 피곤해진 눈은 시선을 멀리 두는것으로 눈의 건조를 막을수 있다. 먼곳을 보는것이 적당한 자극이 되어 눈을 촉촉하게 해준다.
컴퓨터 화면에만 집중해 의식적으로 눈을 깜빡이는것을 잊었다면 창밖으로 시선을 돌려 먼곳을 보자,

하루하루 충실한 사람의 똑똑한 휴식법
혼자가 될수 있는 은신처를 가져라
회사와 집만 오가는 생활은 피로와 스트레스가 쌓인다.
그럴때 어딘가 혼자서 시간을 보낼수 있는 장소가 있으면 스트레스를 풀수 있다.
조용한 카페나 혼자서도 부담없이 찾을수 있는 바 등 혼자가 될 장소는 얼마든지 있다.
일에 직접적인 관계가 없는것 같지만 장기적으로 보았을때 혼자만의 시간은 일에 큰 도움이 된다.

한달에 한번 ’즐기며 배우는 ‘ 날을 정하라
기분전환의 목적은 몸과 뇌를 쉬게 하는것이다.
그러나 즐기며 배우는 공부는 더욱 적극적인 기분전화법이다. 뇌에 다른 자극을 주어 활력을 갖게 하는 방법이기 때문이다.

1년에 한번은 휴가를 즐겨라.
스트레스가 과도하게 쌓였다면 평소와는 다른식으로 휴식을 취해보자
일에 관한 것들은 전부 잊고 몸과 마음을 쉬게하는것은 매우 중요하다.
그러나 하루나 이틀정도의 짧은 휴식으로는 효과를 얻을수 없다.
머리를 맑게 하고 심신을 재충전하기 위해서는 멀리 떠나서 충분한 휴식을 취해야 한다.
진짜 기분전환을 하고 싶을때는 일을 전부 잊어버리는 시간도 필요하다.
물론 그렇게 하기 위해서는 어느정도 경비는 각오해야 한다.